Sincronizzare il calendario di Booking e Airbnb per evitare overbooking

Andare in overbooking è una delle peggiori situazioni che possano capitare all’host di un B&B o al management di un hotel. Vendere più volte la stessa camera crea, infatti, problemi organizzativi e obbliga a cancellare la prenotazione, causando un grande disagio ai clienti e un notevole danno di immagine alla struttura.

Le cancellazioni, inoltre, creano un grosso problema al marketing sulle OTA. Le piattaforme penalizzano le strutture che effettuano frequenti cancellazioni e, in alcuni casi, inibiscono il raggiungimento dei riconoscimenti più ambiti all’interno delle piattaforme (ad esempio il titolo di Superhost su Airbnb). Se ciò non bastasse, una cancellazione può causare anche un danno economico, che su Airbnb può arrivare fino al 50% del costo del soggiorno.

Evitare le cancellazioni sincronizzando i calendari

Il modo più semplice per evitare le cancellazioni è la sincronizzazione dei calendari. La complessità della sincronizzazione dipende dalla struttura. Nel caso di hotel con molte camere, è spesso necessario gestire la sincronizzazione tramite Channel Manager e/o Property Management System (PMS) con configurazioni diverse in base al tipo di software utilizzato. Per piccole strutture, come gli alloggi turistici, la sincronizzazione può essere fatta semplicemente tramite le principali OTA. Nel paragrafo successivo spiego nel dettaglio come configurare il caso più comune di sincronizzazione, quello tra Airbnb e Booking.

In ogni caso, bisogna sempre ricordare che la sincronizzazione non è mai immediata, dopo ogni prenotazione esiste quindi sempre una finestra temporale in cui resta possibile ricevere una doppia prenotazione.

Considerato l’ingente danno causato da una situazione di overbooking, conviene sempre verificare con attenzione, specie nei periodi in cui si ricevono molte prenotazioni in un breve lasso di tempo.

Come sincronizzare i calendari di Booking e Airbnb per gli affitti brevi

Per sincronizzare i calendari Booking e Airbnb di una piccola struttura bisogna collegare entrambe le piattaforme l’una con l’altra. L’obiettivo è infatti di far sì che ogni prenotazione ricevuta su Booking venga condivisa anche su Airbnb e viceversa. Bisognerà quindi esportare il calendario di Booking e collegarlo con Airbnb e poi fare lo stesso a piattaforme invertite.

Le impostazioni di entrambe le piattaforme cambiano nel tempo e in relazione al tipo di struttura, nel momento in cui scrivo, comunque, la procedura corretta per effettuare la sincronizzazione per gli alloggi turistici è questa:

Vai nel profilo host di Airbnb e poi sul Calendario per selezionare l’annuncio da sincronizzare. Clicca poi su Disponibilità e scorri fino a Collega i calendari. Vai poi su Esegui il collegamento a un altro sito web e copia il link del calendario di Airbnb. E’ questo il link da incollare su Booking per importare il calendario di Airbnb.

Vai quindi nella pagina della struttura nell’extranet di Booking e poi su Calendario e prezzi → Sincronizza i calendari.

Da questa pagina è possibile importare il calendario di Airbnb cliccando su Aggiungi connessione al calendario. A questo punto il calendario di Airbnb è connesso con Booking.

Per esportare il calendario di Booking, dalla stessa pagina bisogna cliccare nuovamente su Aggiungi connessione al calendario e poi sul link Salta e vai all’esportazione. Dalla nuova pagina potrai copiare il link del calendario di Booking. Arrivato a questo punto dovrai tornare su Airbnb, nella stessa sezione di prima, Calendario → Disponibilità → Collega calendari e cliccare però su Aggiungi calendario.

Seguendo questa procedura avrai collegato entrambi i calendari!

Come scritto in precedenza, sia Booking che Airbnb non collegano in tempo reale i calendari ma su entrambe le piattaforme, nelle stesse sezioni da cui hai collegato i calendari, puoi forzare la sincronizzazione. E’ una funzione utile nei periodi in cui le prenotazioni tendono ad essere frequenti.

Naturalmente, la stessa procedura può essere effettuata anche su altre OTA.

Evitare cancellazioni su Booking nei casi di prenotazione con conferma

Un caso un po’ insidioso di overbooking che coinvolge Booking riguarda tutti gli host che hanno impostato la prenotazione con conferma. In questi casi l’ospite invia una richiesta di prenotazione e l’host ha 24 ore per accettarla. Una volta accettata la richiesta, tuttavia, la prenotazione non è automaticamente confermata perché l’ospite ha nuovamente 24 ore per renderla effettiva con una ulteriore conferma. In quelle 24 ore il calendario di Booking resta aperto e gli host possono quindi ricevere nuove richieste di prenotazione per lo stesso periodo. Sia tramite Airbnb sia – cosa particolare e un po’ infida – su Booking stesso.

Se l’host accetta una richiesta su Booking che l’ospite non conferma, l’host deve quindi aspettare 24 ore prima di accettare una nuova richiesta, sia su Booking che su Airbnb. Altrimenti rischia l’overbooking perché nelle 24 ore i calendari di entrambe le piattaforme risulteranno liberi.

Nel caso di prenotazione immediata naturalmente questo problema non sussiste. Se entrambe le piattaforme hanno la prenotazione immediata, tuttavia, esiste la possibilità di ricevere una prenotazione in contemporanea su entrambe le piattaforme (o quantomeno prima che i calendari si siano sincronizzati).

In caso di prenotazione immediata su entrambe le piattaforme, questa evenienza non può essere esclusa tramite la sola sincronizzazione con i calendari iCal (quella che ho spiegato in precedenza) e occorre acquistare un Channel Manager. In alternativa, l’unica opzione possibile per essere sicuri di evitare overbooking è di non impostare la prenotazione immediata su entrambe le piattaforme.

La prenotazione immediata è uno strumento apprezzato dalle piattaforme perché agevola l’esperienza degli utenti. Impostarla, quindi, dà alla struttura un vantaggio di marketing turistico concreto. Per questo l’host deve valutare attentamente, nel suo caso specifico, qual è il modo migliore di settare la disponibilità dei calendari.

Se l’host riceve comunque molte prenotazioni, la prenotazione automatica non è una necessità impellente. Nei casi in cui però si fatica a riempire la struttura, conviene attivarla – magari solo su una piattaforma, per evitare overbooking.

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