Strumenti utili per organizzare il lavoro da freelance

Lavorare da freelance può essere liberatorio sotto certi aspetti, soprattutto per chi per tanto tempo si è trovato incastrato in un lavoro che non amava e che era limitante sotto tanti punti di vista. Il lavoro da freelance sa di libertà, è vero, ma sappiamo anche che non è tutto oro quello che luccica: che spesso si lavora di più, che non si ha la certezza di venire pagati e che si viene contattati a qualsiasi ora del giorno, di qualsiasi giorno. Spesso non esistono ferie, giorni di vacanza e, cosa più importante, se non si lavora, non si guadagna. Ma uno degli aspetti più complicati della vita da lavoratore indipendente è l’organizzazione del lavoro, che deve essere perfetta, certosina, se non si vuole rischiare di rimanere avviluppati e non riuscire a trovare nemmeno un momento di respiro.

Lavorare per se stessi richiede una grande forza di volontà e una grande organizzazione, il rischio di venire sopraffatti dal troppo lavoro e di lavorare più del necessario e male, è dietro l’angolo. Organizzare il carico di lavoro, essere produttivi nel minor tempo possibile, evitare lo spreco ci tempo, ecco le side skill che vengono richieste ad un lavoratore indipendente.

Fortunatamente il terzo millennio è fornito di tutta una serie di strumenti studiati appositamente per rendere la vita dei freelance più facile, leggera e organizzata. Una vita lavorativa ben organizzata è il miglior punto di partenza per chiunque abbia deciso di intraprendere la libera professione.

Ecco alcuni tra gli strumenti più utili messi a disposizione dal web.

Il primo strumento imprescindibile per un freelance è un buon sistema di calendarizzazione che aiuti a pianificare e organizzare il lavoro. Esistono tanti strumenti molto ben strutturati come Google Calendar, che consente di aggiungere appuntamenti, scadenze, lavori e che è molto utile se si è immersi nell’universo Google, perché tutti questi tool comunicano tra di loro e sono sempre a portata di mano nello smartphone o nel pc.

Altro strumento molto utile è Calendly, un software che consente di programmare appuntamenti, riunioni, conference, permettendo, a chi deve fissare l’appuntamento, di scegliere il momento libero più opportuno in agenda. Funziona molto bene, ma deve essere integrato con un sistema di calendario come Google Calendar.

Todoist è un ottimo compagno di pianificazione, consente di organizzare al meglio la settimana con la lista di tutte le cose da fare e compiti da svolgere. Si può ordinare per argomento, consente di assegnare task ad altri membri del team e di aggiungere commenti ai compiti da svolgere. Ha un’interfaccia molto semplice ed è molto intuitivo da usare. Una volta portato a termine il compito questo viene spuntato e sparisce dalla lista, con grande soddisfazione per chi ha completato la task.

Trello uno strumento utilissimo per il project management. Si basa sul sistema del Kanban, inventato da un ingegnere giapponese negli anni ’80 e da allora molto utilizzato per seguire il processo produttivo. Un sistema basato sulla suddivisione del lavoro tramite cartelle, che consente di avere immediatamente una visione complessiva dei progressi del progetto. Molto utile anche quando si lavora in team. Esiste sia una versione gratuita che un piano in abbonamento.

WeTransfer è il partner perfetto per scambiare file pesanti, come fotografie di grandi dimensioni e tutti quei documenti che non possono essere inviati via mail. Usarlo è molto semplice, ci si collega al sito web, si caricano i documenti da condividere e si aspetta che vengano inviati. L’invio sino a 2 GB è completamente gratuito.

DropBox è un servizio di archiviazione cloud, che consente di salvare e condividere file e documenti su diversi dispositivi e con persone diverse. Uno dei modi migliori per avere il materiale di lavoro sempre a disposizione.

Google Drive è un altro strumento per condividere e salvare file, ma ha delle funzionalità in più rispetto a Drop Box, che lo rendono molto più utile, come la presenza dei software di scrittura e di fogli di calcolo. E’, inoltre, sincronizzabile con tutti gli strumenti messi a disposizione da Google.

Slack è il servizio di messaggistica instantanea molto utilizzato in ambito lavorativo. Utile per gestire le comunicazioni tra team numerosi, perché più rapido e immediato delle email e meno invasivo del più comune Whatsapp, anche perché essendo creato per il business è studiato per funzionare principalmente da pc o da tablet, anche se non manca la versione smartphone.

Mention, utilissimo quando si lavora per un determinato brand e si vuole essere costantemente informati su chi ne parla nel web. Mention monitora tutto il web per segnalare chi parla di un determinato brand, in qualunque parte dell’internet e in qualunque momento della giornata.

Canva è il tool che corre in aiuto tutte le volte che si ha necessità di creare una grafica. E’ uno strumento disponibile online, che mette a disposizione foto, elementi e template per creare delle grafiche in maniera facile e veloce, anche e, soprattutto, per chi non è del mestiere.

Hunter io indispensabile per trovare gli indirizzi email in rete. E’ molto semplice da usare, si digita il nome del sito web per cui si ha bisogno dell’indirizzo email e l’hunter parte con la ricerca e restituisce tutti gli indirizzi che trova.

Boomerang lo strumento migliore per pianificare le email da inviare e per tenere la posta organizzata ed in ordine. Consente inoltre di essere avvisati se le mail vengono aperte e visualizzate.

Monica Curreli