Come comunicare un evento scientifico. Intervista a Ilaria Petta su Cardionefrologia 2017

Come vi abbiamo già annunciato, stiamo collaborando con Fenicia Eventi, una valida e dinamica società di organizzazione eventi di Roma, alla campagna di comunicazione del Congresso di Cardionefrologia 2017 che si terrà all’Hotel NH Villa Carpegna di Roma da dopodomani fino al 17 di marzo.

Il team di Fenicia – e del resto anche gli organizzatori della piattaforma scientifica dell’evento (il Gruppo di Studio di Cardionefrologia della Società Italiana di Nefrologia) – ci hanno davvero sorpresi perchè hanno mostrato fin da subito una grande apertura nei confronti dei cosiddetti ‘nuovi media’. Un’apertura mentale affatto scontata trattandosi di un ambito di alta ricerca scientifica e sicuramente molto specifico e tecnico, apparentemente molto distante dalla dinamica comunicativa dei social network.

Il problema di fondo di campagne di comunicazione di questo tipo sta proprio nel trovare un equilibrio tra la rilevanza scientifica delle tematiche trattate – che quindi non possono subire un eccessivo processo di banalizzazione per non tradire lo spirito dell’evento – e l’esigenza di ottenere comunque un’attenzione più larga possibile sui temi congressuali che sono del resto potenzialmente molto interessanti per una platea relativamente vasta e variegata.
Platea che include naturalmente medici, studenti, ricercatori e pazienti, ma che si allarga poi di fatto all’intera ‘opinione pubblica’ quando si tratta di diffondere una valida cultura medica di base. Si sottolineava nell’articolo sul TrovaRoma di Repubblica di qualche giorno fa dedicato a Cardionefrologia 2017, ad esempio, quanto la patologia renale cronica possa essere insidiosa poiché i pazienti non sanno di esserne affetti. Essa infatti è spesso collegata a patologie come il diabete, l’ipertensione arteriosa, l’obesità e lo scompenso cardiaco, che complicano il quadro clinico dei pazienti.

Al di là del contesto specifico della cardionefrologia, da un punto di vista comunicativo c’è di fatto un problema di linguaggio con cui tutti gli organizzatori di eventi scientifici si trovano ad avere a che fare. E’ il possibile conflitto tra il linguaggio “alto” e specialistico della ricerca medica e quello “basso”, veloce e di forte impatto, che molti lettori sono abituati a trovare sui mezzi di comunicazione, in particolar modo su piattaforme come i social media. Il rischio è quindi quello dell’incomunicabilità, problema storico del mondo scientifico che oggi naturalmente deve venir ripensato anche alla luce del successo dei social media.

Si è trovata a dover sciogliere questi nodi Ilaria Petta, giovane e preparatissima responsabile della comunicazione di Fenicia Eventi, che ringraziamo per aver accettato la nostra intervista.

Un congresso è un evento che svolge per vocazione molte funzioni contemporaneamente, spaziando dalla comunicazione di tipo istituzionale fino al marketing vero e proprio. Nel caso dei convegni medici, inoltre, la tematica scientifica assume giustamente un ruolo di primo piano, offrendo spunti rilevanti che qualificano ed arricchiscono di significato ulteriore l’evento pubblico che li contiene. Ma un congresso è anche semplicemente un’occasione di incontro tra colleghi, persone che in questo caso svolgono la loro professione medica o accademica in tutto il mondo e si incontrano per dedicarsi ad approfondire temi complessi in compagnia di loro pari. Fenicia Eventi ha curato l’organizzazione di Cardionefrologia 2017, occupandosi in modo trasversale dei diversi aspetti. A pochi giorni dall’apertura dei lavori possiamo anticipare qualche dato? Puoi dare un’idea ai nostri lettori del tipo di impegno e di risorse necessarie per pianificare un evento simile?

Partendo dal presupposto che tutti i tipi di eventi hanno la stessa importanza e che per ognuno è necessario l’impiego di molte risorse ben strutturate, viene da sé che per un congresso della portata di Cardionefrologia, con oltre 300 delegati e più di 100 relatori provenienti da tutto il mondo e con 13 sessioni scientifiche svolte in contemporanea, le risorse e l’impegno richiesti aumentano in maniera direttamente proporzionale.
Per avere un’idea di cosa significa lavorare in questo settore bisogna specificare che
l’organizzazione di eventi si struttura in tre fasi fondamentali da curare allo stesso modo: quella del pre, del durante e del post.

Come è stata la fase “pre” di Cardionefrologia 2017? Un evento del genere richiede un lungo lavoro di preparazione, immaginiamo…

Nel caso specifico di Cardionefrologia il pre inizia almeno un anno e mezzo prima considerato il numero di partecipanti da contattare, le camere da prenotare, i trasferimenti da organizzare. Bisogna cercare la sede adatta, trovare gli interpreti, trattandosi di un evento internazionale, contattare gli sponsor per raccogliere le risorse economiche necessarie alla sua realizzazione, capire se coinvolgere o meno la parte istituzionale, pensare a tutti i dettagli e aggiornare il cliente costantemente.

Tutto questo non potrebbe avere luogo senza un lavoro di squadra, fondamentale nell’organizzazione di eventi. C’è chi si occupa dei trasferimenti degli ospiti, chi della rooming, ovvero del pernottamento, chi dei contratti con gli sponsor. C’è poi il lavoro dei fornitori, fondamentali per la riuscita dell’evento. Anche questi devono stare sempre sul pezzo e armarsi di tanta pazienza, considerate le continue richieste di modifiche di qualsiasi dettaglio dell’organizzazione che accompagnano tutta la fase pre evento.

Se è necessario suddividere i ruoli tra le persone è anche vero però che bisogna dotarsi di molta flessibilità, soprattutto nei momenti di particolare pressione, quando bisogna essere in grado di delegare e anche di svolgere un compito che di solito non esegui. Questo in genere accade nei giorni subito precedenti all’evento e durante l’evento stesso, il momento in cui ogni variabile è possibile e ogni cosa può andare diversamente da come l’avevi pianificata.
Per l’edizione del 2017 inoltre abbiamo voluto fare di più. Per rendere giustizia a un evento di questa portata abbiamo deciso di fornire anche un servizio di comunicazione per coprire l’evento a 360 gradi. Questo ha comportato un ulteriore impegno ma anche molti stimoli e soddisfazioni. Ecco cosa significa organizzare eventi. Avere una visione di quello che accadrà senza, contemporaneamente, tralasciare nessun dettaglio, anche quello apparentemente significante.

I risultati raggiunti finora sono in linea con le tue aspettative? Come sta andando l’organizzazione del Congresso?

Per quanto riguarda i risultati raggiunti fino ad ora per Cardionefrologia 2017 al momento possiamo ritenerci soddisfatti. Le iscrizioni al Congresso, per esempio, sono terminate ben prima dell’inizio dell’evento. Anche le relazioni con i fornitori, sia con quelli con cui la società collabora da tempo che con le new entries, si è dimostrato fruttuoso.
Non resta che vedere come andranno le tre giornate di lavoro e il post.

Cardionefrologia 2017 accoglie una platea davvero internazionale, segno fra l’altro che la comunità medica italiana è in grado di attrarre eccellenze e dare respiro alle ricerche più aggiornate. Puoi dirci qualcosa sui servizi di traduzione simultanea previsti?

Trattandosi di un congresso che coinvolge una platea internazionale è stata prevista anche una traduzione simultanea dall’italiano all’inglese e viceversa, con due interpreti
per ogni sala. Per la giornata intermedia, ovvero il 16, gli interpreti saranno tre per ogni sala visto che i lavori non presentano interruzioni e saranno necessari dei turni.

Ringraziamo nuovamente Ilaria Petta per la disponibilità e vi ricordiamo l’hashtag ufficiale del Congresso: #cardionefro2017.
Chi non sarà presente potrà comunque seguire alcune sessioni dell’evento in diretta streaming dal sito di Fenicia Eventi.